Aanloopkosten - Darwin Business Support

In het traject voordat je officieel start als ondernemer, maak je vaak al kosten, de zogenoemde aanloopkosten. Je start voor de belastingdienst als ondernemer zodra je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Maar eigenlijk begin je natuurlijk als ondernemer al eerder. Je staat niet op in de ochtend, en denkt ik ga mij vandaag inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Daar is vaak al een heel proces aan vooraf gegaan. Dat kan zelfs jaren daarvoor al in werking zijn getreden. Over de kosten die je maakt voordat jij je inschrijft bij de Kamer van Koophandel wil ik je in dit blog meer uitleg geven.

We gaan het hebben over de volgende vragen:

– Wat zijn nu precies aanloopkosten?

– Wat zijn voorbeelden van aanloopkosten?

– Hoe verwerk je de aanloopkosten en de BTW in de boekhouding?

Wat zijn nu precies aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn zakelijke kosten die je al gemaakt hebt voordat je ingeschreven stond bij de Kamer van Koophandel. Deze kosten moeten wel overeenkomen met de activiteiten die je gaat voeren in je onderneming. Dat betekent dat een bakker een oven kan meenemen in de aanloopkosten, maar een bloemist niet. Ook mag je geen kosten meenemen die eerder zijn gemaakt dan vijf jaar voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Het is ook belangrijk de bonnen te bewaren. Want zonder bonnen, kun je geen BTW meenemen. Verder kun je ook reiskosten aftrekken. Dit houdt in dat je een kilometerregistratie dient bij te houden voor je zakelijk gemaakte afspraken. Het voordeel van het meenemen van aanloopkosten in je administratie voor je onderneming, naast dat je de BTW terug kunt vragen, is dat je al aftrekposten hebt. Hierdoor kun je een belastingaftrek over je winst verkrijgen bij de aangifte inkomstenbelasting. Dus ook als je geen BTW ondernemer wordt, heeft het voordelen om de aanloopkosten goed bij te houden.

Wat zijn voorbeelden van aanloopkosten?

Je weet nu wat aanloopkosten zijn. Aan welke kosten kun je dan denken? Hieronder neem ik je mee aan de hand van bepaalde voorbeelden:

Advieskosten: Als wilt gaan ondernemen, heb je soms een startkapitaal nodig. Of je wilt weten hoe je moet beginnen. Daar kun je dan advies bij vragen. De kosten die je hiervoor maakt, vallen onder de aanloopkosten.
Website en/of hosting: Vaak begin je al met je website voordat je bij de Kamer van Koophandel bent geweest. Als je iemand inhuurt hiervoor, kunnen de kosten al wat hoger worden. Maar elke euro die je hieraan besteedt, door het zelf te doen of uit te besteden, vallen ook onder de aanloopkosten.

Materiaalkosten, zoals een laptop, computer, of bijvoorbeeld een fototoestel als je als fotograaf te werk gaat. Let op dat deze materialen te maken hebben met de uitvoering van je toekomstige onderneming. Materialen die je zelf al in bezit hebt, en privé gebruikt, kun je niet meenemen in de aanloopkosten. Als je vijf jaar van te voren een laptop koopt, en je gebruikt deze vooral privé, zijn dat dus geen aanloopkosten.
Opleidingen: Als jij een opleiding volgt voordat je begint met je onderneming, en deze opleiding heeft betrekking tot je onderneming, dan kun je deze ook mee nemen in de aanloopkosten.
Reiskosten: Je kunt de kilometers die je maakt, door bijvoorbeeld naar je adviseur te rijden, ook meenemen in de aanloopkosten. Je dient hiervoor een sluitende kilometerregistratie te voeren, en er zit geen BTW op. Je kunt dan € 0,19 per gereden kilometer als extra kosten meenemen. Deze kilometers mag je ook aftrekken als je per fiets hebt gereden, dus niet alleen met een auto of motor.

Hoe verwerk je de aanloopkosten en de BTW in de boekhouding?

De aanloopkosten die zijn gemaakt, heb je meestal van je privérekening betaald. Hoe zorg je er nu voor dat je deze in je administratie kan verwerken? Wel even een kleine side-note. In elk boekhoudprogramma dien je deze boekingen op een andere plek in te voeren. Sommige programma’s hebben de mogelijkheid van een memoriaalboeking, bij anderen moet het op een andere manier verwerkt worden via een omleiding, bijvoorbeeld via de kas. Ik ken veel programma’s en ik kan altijd even met je meedenken, mocht je er niet uit komen. Onderstaande zijn de algemene boekingen die gemaakt dienen te worden.

In je boekhouding heb je een grootboekrekening wat vaak genoemd staat als privéstortingen en –opnames. Of misschien heet het een rekening courant privé. Deze rekening is een balansrekening. Via deze grootboekrekening kun je de kosten inboeken in je administratie. Je pakt dan als tegen rekening de kosten waar het betrekking op heeft in de resultatenrekening. In de omschrijving zet je dan aanloopkosten erbij voor de duidelijkheid, bijvoorbeeld: Opleiding- aanloopkosten. Je kunt dan ook gelijk de BTW verwerken, als je een BTW ondernemer bent.

Boekingen met BTW

Stel dat je een opleiding hebt gedaan van € 1.210. Dan krijg je deze boeking:

Privéstortingen en opnames (Credit)	€ 1.210	Opleiding – Aanloopkosten
Opleidingskosten (Debet)	€ 1.000	Opleiding – Aanloopkosten
BTW (Debet)	€ 210	Opleiding –Aanloopkosten

Boekingen zonder BTW

Als je geen BTW ondernemer bent, valt de BTW weg en zijn de opleidingskosten en de privéstorting gelijk aan elkaar:

Privéstortingen en opnames (Credit)	€ 1.210	Opleiding – Aanloopkosten
Opleidingskosten (Debet)	€ 1.210	Opleiding – Aanloopkosten

Als datum van inboeken kun je het beste de datum pakken waarmee je de boekhouding begint. Dan wordt de BTW gelijk automatisch meegenomen in de eerste aangifte BTW, welke de correcte manier van verwerken is. De BTW wordt dan onder de voorbelasting meegenomen, en is derhalve dus een teruggave.

Op reiskosten zit geen BTW. De boeking ziet er dan wat anders uit. Stel je hebt 100 kilometers gemaakt in de vijf jaar voordat je startte met je onderneming. Je komt dan uit op € 19 (100* €0,19). De boeking ziet er dan zo uit:

Privéstortingen en opnames	€ 19	Gereden kilometers – Aanloopkosten
Reiskosten	€ 19	Gereden kilometers – Aanloopkosten

Zorg dat je kilometerregistratie kloppend is met de kilometers in je administratie. Dit kun je bijvoorbeeld bijhouden in Excel. Schrijf datum, adres van vertrek en aankomst en de gereden kilometers in een overzicht.

Nog een laatste tip

De uren die je maakt in hetzelfde kalenderjaar als dat je start, kun je meenemen voor je urencriterium. Het urencriterium zorgt ervoor datje bepaalde aftrekposten kan verkrijgen als ondernemer. Je dient daarvoor minimaal 1225 uur op kalenderjaarbasis te maken. Start je halverwege ergens in het jaar, houdt de uren vanaf januari al goed bij. Het kan je daardoor extra voordelen opleveren. Als jij dus je eigen website maakt, houdt daar je uren van bij, maar ook van alle afspraken, alle studie-uren en natuurlijk ook alle brainstormsessie uren.

Samenvattend

We hebben nu doorgenomen wat aanloopkosten zijn, een paar voorbeelden gegeven, en hoe je deze kunt boeken en zorgen dat je de BTW terugkrijgt. Het belangrijkste om te onthouden is dat de kosten toe te rekenen zijn aan je bedrijfsactiviteiten. Heb jij hier nu vragen over, laat het mij weten en ik denk met je mee.

Privacy Verklaring

Disclaimer