Als ondernemer zijnde is je tijd schaars. Tijd is geld is een uitdrukking die wij maar al te goed kennen, en snappen. Je wilt bezig zijn met je hoofdactiviteiten. Niet met de zaken die erom heen hangen. Zaken zoals je administratie, marketing en socials bijhouden. Door het automatiseren van deze zaken win je tijd. Daarom lees je in dit blog 6 tips om je boekhouding sneller te verwerken.
Je administratie bijhouden is voor veel ondernemers een bron van frustratie. Maar het is wel heel belangrijk. Natuurlijk omdat er een verplichting is vanuit de overheid om je inkomsten en kosten te kunnen verantwoorden, maar ook omdat het je beter inzicht geeft in je onderneming. Waar kan ik nog met investeringen voordelen behalen voor mij en mijn bedrijf, waar moet ik juist op bezuinigen, lig ik op koers om mijn doelen te behalen of wat moet ik aanpassen om mijn doelen te behalen? Allemaal vragen waarvan je de antwoorden uit een up to date administratie kan halen.
Je administratie doen hoeft niet veel tijd te kosten. Als je er slim mee omgaat, kun je sneller je boekhouding op orde hebben. Ik neem je mee in 6 tips om je boekhouding sneller te kunnen verwerken, zodat jij je tijd aan andere zaken kan besteden.
1. Gebruik een online boekhoudprogramma.
Tegenwoordig kun je met een online boekhoudprogramma overal toegang krijgen tot je cijfers. Vaak is er ook een app, waarmee je via je mobiel ook makkelijk toegang hebt tot je boekhoudprogramma. Ook geeft dit automatische back ups. Hierdoor is het fijn dat je ten eerste snel iets kan opzoeken, maar ten tweede ook dat je snel iets wat je in de gang tegenkomt kan verwerken in je boekhouding. Wat overigens ook een heel groot voordeel van een online boekhoudprogramma is, is dat je makkelijk iemand even mee kan laten kijken als je vragen hebt. Je hebt de mogelijkheid om een andere gebruiker mee te laten lezen. Je kunt die persoon vaak verschillende rechten geven, zoals alleen lezen of juist ook mutaties te laten doen. Het heeft nog meer voordelen, deze lees je hieronder bij tip 4, 5 en 6.
2. Koppel je bankrekening aan je boekhoudprogramma.
De bankrekening kan elektronisch gekoppeld worden aan je boekhoudprogramma. Op deze manier hoef je niet elke mutatie handmatig in te boeken, en laten we heel eerlijk zijn, dat kost een stuk minder tijd, maar ook is er dan minder kans op fouten. Verschillen in je boekhouding is 1 van de dingen die het meeste tijd kost. Als je 1 mutatie overslaat, en je banksaldo klopt daardoor niet op het einde, is het toch weer even zoeken waar de fout zit. Bij het inlezen van de bankrekening heb je dat niet meer.
Een extra tip hierbij is dat het ook handig is om een zakelijke rekening aan te maken, waar je ook alleen de zakelijke kosten en inkomsten mee verwerkt. Je hoeft hierdoor de privé mutaties niet meer weg te boeken naar de rekening courant, wat je ook tijd scheelt.
3. Koppel terugkerende kosten aan een vaste grootboekrekening.
Denk hierbij aan kosten zoals je abonnementen of je huur van je kantoorruimte. Maar ook je omzet kun je koppelen. Als de bankafschriften worden ingelezen, worden deze posten automatische gekoppeld aan de juiste grootboekrekening. Je hoeft dan enkel nog de omschrijving aan te passen, een controle uit te voeren en het is klaar. Niet hoeven te zoeken naar het juiste grootboekrekeningnummer scheelt ook weer enorm veel tijd.
4. Scan je facturen in.
Facturen kun je ook elektronisch verkrijgen. Deze kun je dan heel makkelijk mailen naar je boekhoudprogramma, zodat de factuur heel snel verwerkt kan worden. Je opent de mail, koppelt de factuur aan een boekhouding en je hebt alles bij de hand. Je hebt daardoor ook je administratie up to date. Als je bezig bent met je post, kun je ook gelijk makkelijk een foto maken van facturen om deze door te sturen naar je boekhoudprogramma. Als het dan tijd is om je boekhouding te doen, heb je alle facturen al bij de hand. Bij een eventuele controle, waar uiteraard niemand op zit te wachten, zijn de facturen ook makkelijk op te duikelen voor de belastingdienst. Ze zijn immers gekoppeld aan je boekingen.
5. Factureer zelf vanuit je boekhoudsysteem.
Door te factureren vanuit je boekhoudsysteem, kun je gelijk makkelijk je debiteuren bij houden. Je bespaart hiermee veel tijd, doordat je een paar stappen overslaat. Terwijl je de factuur aanmaakt, maak je ook de boeking. Daarnaast kun je werken met vaste templates bij het aanmaken van je factuur. Je hoeft dus niet steeds je huisstijl aan te maken. Je vult de steeds wisselende gegevens in en na een controle is je factuur klaar om verstuurd te worden. Deze kun je dan per post opsturen, maar het is ook fijn dat je deze digitaal kan versturen. Zo kunnen anderen ook je factuur digitaal inlezen in hun administratie.
6. Zorg dat je de BTW aangifte koppelt aan je boekhoudprogramma.
Je kunt in veel boekhoudprogramma’s je btw aangifte vanuit het programma doen. Je aangifte wordt zelf berekend aan de hand van je boekingen, en uiteraard moet je zelf ook even een controle op je grootboekkaartjes doen, maar dan kun je heel makkelijk de BTW aangifte verzenden.
Dit waren de 6 tips om je boekhouding sneller te verwerken. Zoals je kunt lezen zijn er wel een aantal manieren hoe je administratie snel up to date kunt houden. Het automatiseren van je boekhouding kost aan het begin even tijd om in te richten, maar deze tijd win je al ontzettend snel terug. Als je dan ook nog eens zorgt dat je elke week op een vast tijdstip alles even bijwerkt, zul je zien dat het makkelijk bij te houden is en dat je altijd een goed inzicht hebt in je cijfers.
Mocht je nu zoiets hebben, ik wil dat ook, maar ik weet niet hoe. Neem dan even contact met mij op, en dan kijken we er samen naar. Dan regelen we voor jou ook zoveel mogelijk automatiseringen in je boekhouding. Zodat jij vervolgens verder rustig je boekhouding kan gaan doen, zonder dat het je veel tijd kost, of hoofdpijn oplevert 
.
Wil je geen blog missen? Schrijf je dan hier in, en krijg als eerste een melding bij nieuwe blogs!
Privacy Verklaring
Disclaimer
© Darwin Business Support 2021-2022 | info@DarwinBusinessSupport.nl | 06-11-475545 | KvK 81418655